Personalrekrutierung im Verteilzentrum: Richtig Reihenfolge einhalten

Die richtige Personalrekrutierung in einem Verteilzentrum beginnt mit der Reihenfolge, in der Sie einstellen, nicht mit der Geschwindigkeit. Wenn alle Rollen gleichzeitig geöffnet werden, kommen die Mitarbeiter an, bevor die Supervisoren, und die ganze Operation schlägt fehl, bevor sie beginnt.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Reihenfolge ist genauso wichtig wie die Geschwindigkeit: Die Supervisoren und Teamleiter müssen an ihrem Platz sein, bevor die Mitarbeiter ankommen.
• Die Supervisoren benötigen die längste Vorlaufzeit, etwa 8 Wochen.
• Mitarbeiter können in 2 bis 3 Wochen beschafft werden, aber die Öffnung dieser Rollen, bevor das Führungsteam an Bord ist, führt zu den ersten Abstellungen im ersten Monat.
• Gabelstaplerfahrer und empfangende Teamleiter stehen in der Mitte der Reihenfolge und werden oft übersehen.
• Die Annahme, dass alle Headcounts im Rekrutierungszeitplan gleich sind, ist der häufigste Fehler bei der Personalrekrutierung in Verteilzentren.

Warum die Reihenfolge der Einstellung wichtiger ist als die Geschwindigkeit

Die meisten Aufbauten von Verteilzentren haben dasselbe Problem. Der Plan für die Mitarbeiterzahl wird genehmigt, alle Anfragen werden gleichzeitig geöffnet, und das Recruiting füllt zuerst die einfachsten Rollen. Die Mitarbeiter kommen schnell. Die Supervisoren ziehen nach.

Dann erscheinen die Mitarbeiter am ersten Tag ohne jemanden, der die Orientierung leitet, ohne jemanden, der Fragen beantwortet, und ohne jemanden, der den Prozess durchsetzt. Am Ende der ersten Schicht macht sich Verwirrung breit. In der zweiten Woche gibt es einen Anstieg der Abstellungen.

Warum frühe Abstellungen dieses Muster folgen

Laut Speed Commerce liegt die durchschnittliche jährliche Mitarbeiterfluktuation im Lagerwesen bei etwa 43 %, und 59 % der Lagerhäuser berichten von Schwierigkeiten, qualifizierte Arbeiter zu finden und zu halten. Der größte Teil dieser frühen Fluktuation ist vermeidbar. Sie ist auf eine unzureichende Einarbeitung zurückzuführen, die darauf zurückzuführen ist, dass das Führungsteam nicht bereit ist, wenn die Mitarbeiter ankommen.

Die Geschwindigkeit der Einstellung ist wichtig. In der falschen Reihenfolge zu rekrutieren macht Geschwindigkeitsvorteile irrelevant. Die Lösung besteht darin, die Einstellungsreihenfolge als Planungsdokument zu betrachten, nicht nur als Liste von Headcounts. Jede Rolle hat eine Vorlaufzeit. Jede Rolle hängt davon ab, dass eine vorherige zuerst besetzt ist.

Die richtige Reihenfolge: Supervisoren und Teamleiter vor den Mitarbeitern

Die richtige Reihenfolge zum Aufbau einer Belegschaft in einem Verteilzentrum folgt einer einfachen Logik: Die Personen, die für das Training und die Verwaltung jeder Gruppe verantwortlich sind, müssen eingestellt werden, bevor die Gruppe, die sie verwalten, eingestellt wird. Hier ist, wie sich dies über vier Schritte entfaltet.

Schritt 1: Den Operations Supervisor einstellen (8 Wochen Vorlaufzeit)

Der Operations Supervisor ist die wichtigste Einstellung im Aufbau. Diese Person besitzt den Prozess am Boden, legt die Standards fest und leitet die Orientierung für jede nachfolgende Einstellung.

Beginnen Sie diese Suche zuerst. Die Vorlaufzeit beträgt etwa 8 Wochen ab Veröffentlichung der Anzeige bis zum Startdatum, einschließlich Sourcing, Interviews, Referenzüberprüfungen und einer zweiwöchigen Kündigungsfrist bei ihrem aktuellen Arbeitgeber.

Wenn diese Rolle nicht besetzt ist, bevor andere Integrationen beginnen, funktioniert nichts. Es gibt niemanden, der die Teamleiter ausbildet. Es gibt niemanden, der den Prozess definiert. Es gibt niemanden, der Entscheidungen treffen kann, wenn etwas am Boden schiefgeht.

Den Einsatz von Supervisorn und Teamleitern im Lager erfordert einen anderen Prozess als die Einstellung von stündlichen Mitarbeitern. Das Sourcing muss Wochen früher beginnen, und der Interviewprozess muss sowohl operationale Kenntnisse als auch die Fähigkeit zur Menschenführung bewerten.

Schritt 2: Schichtleiter und Teamleiter einstellen (6 Wochen Vorlaufzeit)

Schichtleiter und Teamleiter sind die Multiplikatoren der Supervisoren. In einem Verteilzentrum mit mehreren Schichten oder Zonen erweitern diese Rollen die Reichweite des Supervisors im Lager.

Beginnen Sie diese Suche, sobald der Supervisor der Operationen bestätigt wurde, nicht wenn er anfängt. Die Vorlaufzeit beträgt etwa 6 Wochen. Bis die Leiter eingestellt und eingearbeitet sind, sollte der Supervisor bereits an seinem Platz sein und an ihrer Orientierung teilnehmen können.

Wenn die Leiter nicht vor den Mitarbeitern eingestellt werden, kann der Supervisor die Orientierung für eine große Gruppe nicht effizient verwalten. Das Lager zerfällt in Gruppen von verwirrten Neueinstellungen ohne unmittelbaren Ansprechpartner.

Schritt 3: Spezialisten einstellen (4 bis 5 Wochen Vorlaufzeit)

Spezialisten umfassen Gabelstaplerfahrer und empfangende Teamleiter. Diese Schritte werden in der Reihenfolge am häufigsten übersprungen.

Die Betriebsleiter behandeln Spezialisten oft als austauschbar mit allgemeinen Mitarbeitern, sind es aber nicht. Gabelstaplerfahrer benötigen eine Zertifizierungsprüfung, bevor sie Geräte bedienen dürfen. Empfangsleiter müssen das Lagerverwaltungssystem verstehen, bevor das Inventar einfließt. Die Einstellung von Gabelstaplerfahrern erfordert die Überprüfung von Qualifikationen, was dem Prozess zusätzliche Zeit hinzufügt.

Die Vorlaufzeit für diese Rollen beträgt 4 bis 5 Wochen. Das Überspringen dieses Schrittes bedeutet entweder, dass die Betriebsvorgänge verzögert werden, oder dass unzertifiziertes oder ungeschultes Personal am ersten Tag in Spezialpositionen eingesetzt wird.

Schritt 4: Die Rollen der Mitarbeiter öffnen (2 bis 3 Wochen Vorlaufzeit)

Allgemeine Lagerarbeiter können in 2 bis 3 Wochen akquiriert werden, weshalb sie fast immer die ersten Rollen sind, die besetzt werden, wenn alle Anfragen gleichzeitig geöffnet werden. Das Sourcing ist schnell, und das Antragsvolumen ist hoch.

Aber die Ankunft von Mitarbeitern, bevor die Schritte 1 bis 3 abgeschlossen sind, ist die häufigste Ursache für das Scheitern im ersten Monat. Öffnen Sie die Rollen der Mitarbeiter nur, nachdem die Führungskräfte und Spezialisten bestätigt wurden. Das kürzere Sourcing-Fenster bedeutet, dass Sie diesen Schritt so timen können, dass er genau dann erfolgt, wenn Sie ihn brauchen.

Vorlaufzeiten nach Rolle: Wann jede Suche beginnen

Rückwärts von Ihrem angestrebten Startdatum zu arbeiten, bestimmt, wann jede Suche beginnen muss:

• Operations Supervisor: Starten Sie 8 Wochen vor dem Startdatum. Dies ist der Anker des gesamten Zeitplans.
• Schichtleiter und Teamleiter: Starten Sie 6 Wochen vor dem Startdatum. Parallel zur Einarbeitung des Supervisors, nicht danach.
• Gabelstaplerfahrer: Starten Sie 5 Wochen vor dem Startdatum. Die Überprüfung der Zertifizierung benötigt zusätzliche Zeit.
• Empfangsleiter: Starten Sie 4 Wochen vor dem Startdatum. Benötigt Zeit für Schulung im System, bevor die Mitarbeiter ankommen.
• Lagerarbeiter: Starten Sie 2 bis 3 Wochen vor dem Startdatum. Öffnen Sie diese nur, nachdem die Führungskräfte und Spezialisten bestätigt sind.

Die meisten Betriebsleiter schauen sich diese Liste an und erkennen, dass die Suche nach einem Supervisor hätte beginnen müssen, bevor der Plan für die Mitarbeiterzahl genehmigt wurde. Das ist der richtige Instinkt. Wenn Sie auf einen unterschriebenen Plan für die Mitarbeiterzahl warten, bevor Sie die Rolle des Supervisors veröffentlichen, sind Sie bereits im Rückstand.

Für das vollständige Bild darüber, wie man schnell Lagerarbeiter einstellt ohne Abstriche bei der Qualität, ändert sich der Ansatz auf der Ebene der Mitarbeiter erheblich im Vergleich zu den Suchen nach Teamleitern und Supervisorn.

Sourcing-Volumen für Lagerarbeiter

Mitarbeiter sind eine Volumen-Einstellung. Der Sourcing-Ansatz spiegelt das wider.

Effektives Sourcing für Lagerarbeiter in einem Verteilzentrum nutzt drei Kanäle:

• Stellenbörsen mit Geo-Zielgruppenansprache. Stellen Sie enge Radiusfilter (5 bis 10 Meilen vom Standort) ein und posten Sie für spezifische Schichten anstelle von allgemeiner Verfügbarkeit. Mehrschichtbetriebe sollten jede Schicht separat posten.
• Personalagenturen mit Spezialisierung auf Verteilung. Verwenden Sie Agenturen, die sich auf Lager und leichte Industrie konzentrieren, nicht auf Generalisten. Sie arbeiten schneller und screenen für relevante Erfahrung, bevor sie Kandidaten einreichen.
• Empfehlungsnetzwerke von Ihren Teamleitern. Sobald Teamleiter eingestellt sind, fragen Sie sie sofort nach Empfehlungen. Teamleiter aus ähnlichen Betrieben kennen oft andere zuverlässige Mitarbeiter, die offen für eine neue Rolle sind. Dies ist einer der schnellsten und kostengünstigsten Sourcing-Kanäle.

Erwarten Sie eine Fluktuation in den ersten zwei Wochen, selbst bei einem gut geführten Betrieb. Bauen Sie einen Puffer von 15 bis 20 Prozent in Ihre Mitarbeiterzahl ein, um Abwesenheiten und vorzeitige Kündigungen zu berücksichtigen. Behandeln Sie Ihre Zielzahl nicht als Ihre Zielvorgabe für die Einstellung.

Management der Lücke zu Beginn des ersten Tages

Selbst wenn die Reihenfolge korrekt befolgt wird, öffnet sich oft eine Lücke zwischen der Einstellung der Mitarbeiter und dem Zeitpunkt, zu dem die Einrichtung vollständig bereit ist, das Volumen zu verarbeiten. Diese Lücke zu managen ist ebenso wichtig wie die Einstellungsreihenfolge selbst.

Drei Dinge verursachen Lücken in der Bereitschaft am ersten Tag:

• Systemzugang nicht vor dem Startdatum bereitgestellt. Mitarbeiter kommen ohne Logins, ohne zugewiesenes Equipment und ohne Möglichkeit, ihre Arbeit zu verrichten. Dies ist ein IT-Koordinationsfehler, kein Einstellungsfehler, stellt sich aber dem neuen Mitarbeiter als Einstellungsfehler dar.
• Supervisoren schließen ihre eigene Einarbeitung nicht ab, bevor die Mitarbeiter ankommen. Wenn der Supervisor das Lagerverwaltungssystem noch lernt, kann er keine grundlegenden Fragen beantworten. Geben Sie den Supervisoren mindestens zwei volle Wochen in der Einrichtung, bevor die erste Gruppe von Mitarbeitern ankommt.
• Schulung Materialien nicht bereit. Prozesse, die im Kopf des Supervisors existieren, aber nicht dokumentiert sind, können nicht konsistent über mehrere Orientierungsgruppen hinweg geliefert werden. Bevor die Mitarbeiter beginnen, muss der Supervisor ein schriftliches Orientierungsleitfaden für jede Rolle abschließen.

Die Selektion und Planung von Mitarbeitern für die richtige Schicht zu den richtigen Zeiten mit dem richtigen Volumen ist einer der schwierigsten Teile eines Aufbaus eines Verteilzentrums. Tools, die die Überprüfung und Planung der Logistik-Einstellungen automatisieren, können die Koordinationslast während der Aufnahmen in großem Umfang erheblich verringern.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn wir die Einstellung des Supervisors überspringen und mit den Mitarbeitern beginnen?

Mitarbeiter kommen ohne jemanden, der die Orientierung leitet, ohne jemanden, der Prozesse erwartet, und ohne jemanden, der Fragen beantwortet, wenn Probleme am Boden auftreten. Verwirrung am ersten Tag führt zu Frustration am Ende der ersten Woche und Kündigungen in der zweiten Woche. Die Fluktuation in den ersten 30 Tagen liegt typischerweise zwei bis dreimal höher in Einrichtungen, die Mitarbeiter vor Supervisors einstellen.

Wie gehen wir mit dringenden Zeitrahmen um, die keine 8 Wochen für die Suche nach einem Supervisor zulassen?

Die häufigste Lösung ist, einen internen Kandidaten zu befördern oder einen Interim-Supervisor von einer Personalagentur zu holen, die sich auf Logistikmanagement spezialisiert hat. Ein Interim-Supervisor, der ein ähnliches Unternehmen geleitet hat, kann innerhalb von ein bis zwei Wochen einspringen und den Prozess am Boden zusammenhalten, während parallel eine dauerhafte Suche durchgeführt wird. Dies ist erheblich weniger störend, als ohne Supervisor zu beginnen.

Können wir die Supervisoren und Mitarbeiter gleichzeitig einstellen, wenn wir ihre Starttermine staffeln?

Ja, das ist der richtige Ansatz. Der Schlüssel liegt darin, die Startdaten zu staffeln, nicht die Startdaten der Suche. Posten Sie alle Rollen so früh wie möglich, legen Sie jedoch die Startdaten in der Reihenfolge fest: zuerst den Supervisor, dann die Leitungen, dann die Spezialisten, dann die Mitarbeiter. Wenn ein Supervisor-Kandidat schnell zusagt und früher als geplant beginnen möchte, lassen Sie ihn früh beginnen. Je mehr Zeit das Führungsteam hat, bevor die Mitarbeiter ankommen, desto reibungsloser wird der erste Tag sein.