Personal en el Centro de Distribución: Contrata en el Orden Correcto

Contratar correctamente en un centro de distribución comienza con el orden en que contratas y no la velocidad. Cuando todos los roles se abren a la vez, los asociados llegan antes que los supervisores, y toda la operación falla antes de comenzar.

Aspectos Clave

• La secuencia importa tanto como la velocidad: los supervisores y los líderes deben estar en sus puestos antes de que lleguen los asociados.
• Los supervisores de operaciones requieren el mayor tiempo de anticipación, alrededor de 8 semanas.
• Los asociados pueden ser contratados en 2 a 3 semanas, pero abrir esos roles antes de que el liderazgo esté en su lugar causa picos de attrition en el primer mes.
• Los operadores de montacargas y los líderes de recepción se sitúan en el medio de la secuencia y a menudo son el paso más pasado por alto.
• Tratar todos los recuentos como iguales en el calendario de contratación es el error más común en el personal del centro de distribución.

Por qué el Orden de Contratación Importa Más que la Velocidad de Contratación

La mayoría de los desarrollos de centros de distribución enfrentan el mismo problema. El plan de personal es aprobado, todas las requisiciones se abren al mismo tiempo, y el reclutamiento cubre primero los roles más fáciles. Los asociados llegan rápido. Los supervisores tardan.

Luego, los asociados llegan el primer día sin nadie que administre la orientación, sin nadie que responda preguntas y sin nadie que haga cumplir el proceso. La confusión se establece al final del primer turno. Para la segunda semana, la attrition se dispara.

Por qué la attrition temprana sigue este patrón

Según Speed Commerce, la tasa de rotación de empleados promedio en almacenamiento ronda el 43 %, y el 59 % de los almacenes informan dificultades para encontrar y retener trabajadores calificados. La mayor parte de esa rotación temprana es evitable. Se remonta a una mala integración y la mala integración se debe a un liderazgo que no está listo cuando llegan los asociados.

La velocidad de contratación importa. Contratar en el orden incorrecto hace que la velocidad sea irrelevante. La solución es tratar la secuencia de contratación como un documento de planificación, no solo como una lista de recuentos. Cada rol tiene un tiempo de anticipación. Cada rol depende de que uno anterior se llene primero.

La Secuencia Correcta: Supervisores y Líderes Antes que Asociados

El orden correcto para desarrollar una fuerza laboral en un centro de distribución sigue una lógica simple: las personas responsables de capacitar y gestionar cada grupo deben ser contratadas antes que el grupo que gestionan. Aquí está cómo se desarrolla en cuatro pasos.

Paso 1: Contratar al Supervisor de Operaciones (Tiempo de Anticipación de 8 Semanas)

El supervisor de operaciones es la contratación más importante en la construcción. Esta persona es responsable del proceso en el piso, establece el estándar y dirige la orientación para cada otra contratación que sigue.

Comienza esta búsqueda primero. El tiempo de anticipación es de aproximadamente 8 semanas desde la publicación hasta la fecha de inicio, teniendo en cuenta el sourcing, las entrevistas, las verificaciones de referencia y un período de aviso de dos semanas con su actual empleador.

Si este rol no se llena antes de que comience cualquier otra incorporación, nada funciona. No hay nadie para capacitar a los líderes. No hay nadie para definir el proceso. No hay nadie para tomar decisiones cuando algo sale mal en el piso.

Contratar supervisores de almacén y líderes de equipo requiere un proceso diferente al de contratar personal horario en el piso. El sourcing debe comenzar semanas antes, y el proceso de entrevistas debe evaluar tanto el conocimiento operativo como la capacidad de gestión de personas.

Paso 2: Contratar Líderes de Turno y Líderes de Equipo (Tiempo de Anticipación de 6 Semanas)

Los líderes de turno y de equipo son los multiplicadores de los supervisores. En un centro de distribución con múltiples turnos o zonas, estos roles amplían el alcance de los supervisores en el piso.

Comienza esta búsqueda tan pronto como se confirme el supervisor de operaciones, no cuando comienza. El tiempo de anticipación es de aproximadamente 6 semanas. Para cuando se contratan y capacitan a los líderes, el supervisor ya debería estar en su puesto y podrá participar en su orientación.

Si los líderes no son contratados antes que los asociados, el supervisor no puede gestionar eficazmente la orientación para un gran grupo. El piso se descompone en grupos de nuevos contratados confundidos sin un punto de contacto inmediato.

Paso 3: Contratar Especialistas (Tiempo de Anticipación de 4 a 5 Semanas)

Los roles de especialistas incluyen operadores de montacargas y líderes de recepción. Estos son los pasos que más comúnmente se saltan en la secuencia.

Los gerentes de operaciones a menudo tratan los roles de especialistas como intercambiables con los asociados generales, pero no lo son. Los operadores de montacargas requieren verificación de certificación antes de poder operar el equipo. Los líderes de recepción deben comprender el sistema de gestión de almacenes antes de que comience a fluir el inventario entrante. Contratar operadores de montacargas requiere verificación de credenciales que agrega tiempo al proceso.

El tiempo de anticipación para estos roles es de 4 a 5 semanas. Saltar este paso significa ya sea retrasar las operaciones de la instalación o poner personal no certificado o no entrenado en posiciones especializadas el primer día.

Paso 4: Abrir Roles de Asociados (Tiempo de Anticipación de 2 a 3 Semanas)

Los asociados generales de almacén pueden ser reclutados en 2 a 3 semanas, por lo que casi siempre son los primeros roles que se llenan cuando todas las requisiciones se abren simultáneamente. El sourcing es rápido y el volumen de solicitantes es alto.

Pero los asociados que llegan antes de que se completen los pasos 1 a 3 son la causa más común de fallas en el primer mes. Abre roles de asociados solo después de que el liderazgo y los especialistas estén confirmados. La ventana de sourcing más corta significa que puedes programar este paso para que llegue justo cuando lo necesitas.

Tiempos de Anticipación por Rol: Cuándo Comenzar Cada Búsqueda

Trabajar hacia atrás desde tu fecha objetivo de lanzamiento determina cuándo debe comenzar cada búsqueda:

• Supervisor de Operaciones: Comienza 8 semanas antes del lanzamiento. Este es el ancla de toda la cronología.
• Líder de Turno y Líder de Equipo: Comienza 6 semanas antes del lanzamiento. Paralelo a la incorporación del supervisor, no después.
• Operador de Montacargas: Comienza 5 semanas antes del lanzamiento. La verificación de certificación requiere tiempo adicional.
• Líder de Recepción: Comienza 4 semanas antes del lanzamiento. Necesita tiempo de formación del sistema antes de la llegada de los asociados.
• Asociado de Almacén: Comienza 2 a 3 semanas antes del lanzamiento. Abre solo después de que el liderazgo y los especialistas estén confirmados.

La mayoría de los gerentes de operaciones ven esa lista y se dan cuenta de que la búsqueda del supervisor debería haber comenzado antes de que se aprobara el plan de personal. Ese es el instinto correcto. Si estás esperando un plan de personal firmado antes de publicar el rol de supervisor, ya estás atrasado.

Para todo el panorama de cómo contratar trabajadores de almacén rápidamente sin sacrificar la calidad, el enfoque cambia significativamente a nivel de asociados en comparación con las búsquedas de líderes y supervisores.

Volumen de Sourcing para Asociados de Piso

Los asociados son una contratación de volumen. El enfoque de sourcing lo refleja.

El sourcing efectivo para asociados de piso en un establecimiento de distribución utiliza tres canales:

• Tableros de empleo con geotargeting. Establecer filtros de radio ajustados (5 a 10 millas de la instalación) y publicar para turnos específicos en lugar de disponibilidad general. Las instalaciones de turnos divididos deben publicar cada turno por separado.
• Agencias de trabajo con especialización en distribución. Utiliza agencias que se enfocan en almacenamiento e industria ligera, no agencias generalistas. Se mueven más rápido y seleccionan experiencia relevante antes de presentar candidatos.
• Redes de referencia de tus líderes. Una vez que los líderes de equipo sean contratados, pídeles de inmediato referencias. Los líderes de establecimientos similares a menudo conocen a otros empleados de piso confiables que están abiertos a un nuevo rol. Este es uno de los canales de sourcing más rápidos y de menor costo disponibles.

Espera una attrition en las primeras dos semanas, incluso en un desarrollo bien manejado. Construye un margen de 15 a 20 por ciento en tu recuento de asociados para compensar ausencias y salidas tempranas. No trates tu recuento objetivo como tu meta de contratación.

Gestionando la Brecha de Preparación del Día Uno

Incluso cuando la secuencia se sigue correctamente, a menudo se abre una brecha entre el momento en que se contratan a los asociados y el tiempo en que la instalación está completamente lista para procesar volumen. Manejar esta brecha es tan importante como la secuencia de contratación misma.

Tres cosas que causan brechas de preparación en el primer día:

• Acceso al sistema no provisionado antes de la fecha de inicio. Los asociados llegan sin inicio de sesión, sin equipo asignado y sin forma de realizar su trabajo. Esto es un fallo de coordinación de TI, no un fallo de contratación, pero se presenta como un fallo de contratación para el nuevo empleado.
• Los supervisores no terminan su propia incorporación antes de que lleguen los asociados. Si el supervisor aún está aprendiendo el sistema de gestión del almacén cuando comienzan los asociados, no puede responder preguntas básicas. Da a los supervisores al menos dos semanas completas en la instalación antes de que llegue el primer grupo de asociados.
• Materiales de capacitación no listos. Los procesos que existen en la cabeza del supervisor pero que no han sido documentados no pueden ser entregados de manera consistente a través de múltiples grupos de orientación. Antes de que comiencen los asociados, el supervisor debe completar una guía de orientación escrita para cada rol.

Seleccionar y programar asociados para el turno correcto en el volumen correcto y en el momento adecuado es una de las partes más difíciles de construir un centro de distribución. Las herramientas que automatizan la selección y la programación de contratación logística pueden reducir significativamente la carga de coordinación durante la incorporación de asociados en gran volumen.

Preguntas Frecuentes

¿Qué pasa si saltamos la contratación del supervisor y comenzamos con los asociados?

Los asociados llegan sin nadie que administre la orientación, sin nadie que establezca expectativas de proceso y sin nadie que responda preguntas cuando surgen problemas en el piso. La confusión el primer día conduce a la frustración al final de la primera semana y a renuncias en la segunda semana. La attrition en los primeros 30 días generalmente es de dos a tres veces más alta en instalaciones que integran a los asociados antes de que los supervisores estén en su lugar.

¿Cómo manejamos los plazos urgentes que no permiten 8 semanas para la búsqueda de un supervisor?

La solución más común es promover a un candidato interno o llevar a un supervisor interino de una agencia de personal que se especializa en la gestión logística. Un supervisor interino que haya dirigido una instalación similar puede intervenir dentro de una a dos semanas y mantener el proceso en el piso mientras se lleva a cabo una búsqueda permanente en paralelo. Esto es significativamente menos disruptivo que abrir sin un supervisor en absoluto.

¿Podemos contratar supervisores y asociados al mismo tiempo si escalonamos sus fechas de inicio?

Sí, este es el enfoque correcto. La clave es secuenciar las fechas de inicio, no las fechas de inicio de búsqueda. Publica todos los roles lo antes posible, pero establece las fechas de inicio en orden: primero el supervisor, luego los líderes, luego los especialistas y luego los asociados. Si un candidato a supervisor acepta rápidamente y desea comenzar antes de lo planeado, déjale comenzar antes. Cuanto más tiempo tenga el liderazgo en la instalación antes de que lleguen los asociados, más fluido será el día uno.